Tietosuojaseloste

Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kokkolan Uimaseura – Gamlakarleby Simsällskap ry
1013436-0
Kaanaanpolku 7
67300 Kokkola

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt ja yhteystiedot

Johtokunnan puheenjohtaja
Email: kusgss1@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Kokkolan Uimaserura – Gamlakarleby Simsällskap ry:n jäsen- ja uimarirekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyn suostumuksella tai jäsenyyden taikka muun siihen verrattavan asiallisen yhteyden perusteella yhdistyksen toimintaan liittyvä henkilötietojen käsittely

5. Rekisterin käyttötarkoitus

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten osalta Kokkolan Uimaseura – Gamlakarleby Simsällskap ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.

Rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämässä urheilu - ja harrastetoiminnassa. Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenten, uimareiden ja muiden rekisteröityjen (kuten yhdistyksen jäsenmaksun maksaneiden vanhempien) tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, kuten yhdistyksen säännöissä ja  yhdistyslaissa määritellään
• Yhdistyksen uimarirekisterien ylläpito
• Uinti-, kausi-, jäsen- ja muiden maksujen laskutus, maksujen valvonta ja perintä
• Tiedottaminen ja erilaiset kyselyt
• Lisenssitietojen ylläpito
• Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen liittyvä käsittely kuten testaus-, kilpailu-, leiri- sekä talkoo- ja varainhankintatoimintaan liittyvä käsittely
• Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
• Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanin tuotteiden ja palvelujen markkinointi, kuten mm. talkootoiminnan yhteydessä tapahtuva markkinointi
• Jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• Toiminnan kehittäminen, tilastointi, raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa.

6. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite,

rekisteröidyn ollessa alaikäinen lisäksi huoltajan vastaavat tiedot

• Syntymäaika tai henkilötunnus, siltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssitietoja tai vakuutusta varten
• Yhdistyksen perimien maksujen laskutukseen ja perintään liittyvät tarpeelliset tiedot
• Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten uintiryhmät, kilpailusarjat, testit ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot
• Kuvien ja osoitetietojen julkaisemiseen liittyvät tiedot
• Lupatiedot ja kiellot kuten sähköiset suoramarkkinointiluvat ja markkinointikiellot
• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

Rekisteritietoja säilytetään jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden jatkumisen ajan sekä tarvittaessa
jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden päättymisen jälkeen, kuitenkin enintään siihen saakka
kunnes rekisteröity on hoitanut velvoitteensa yhdistystä kohtaan.

Uimareiden ja jäsenten yhteystietoja voidaan säilyttää seuraavan kauden toimintaa ja siihen liittyvää
markkinointia varten, jos tietojen säilyttämistä tähän tarkoitukseen ei ole erikseen kielletty.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn ollessa alaikäinen tämän huoltajalta jäseneksi tulon yhteydessä. Rekisteröity ilmoittaa muuttuneet henkilötietonsa rekisteristä vastaavalle henkilölle.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhdistyksen toiminnan yhteydessä, kuten tiedot laskutukseen tai suoritettuihin maksuihin liittyen, tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Tiedot osallistumisesta jäsen - ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry:lle

8. Rekisterin tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA -alueen ulkopuolelle

Yhdistys voi luovuttaa rekisterin tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen, testien tai leirien järjestäjille sekä yhdistyksen toimintaan kuuluvien matkojen järjestämisen yhteydessä tarvittaville palveluntarjoajille (tavanomainen luovutus).

Tietojen luovutus EU:n ulkopuolelle

Rekisterin teknisessä toteuttamisessa käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jolloin rekisterin tekninen toteuttaminen voi edellyttää tietojen säilyttämistä myös EU- tai ETA -alueen ulkopuolella. Palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteet löytyvät oheisesta linkistä

www.sporttisaitti.com/yksityisyydensuoja

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Sporttisaitti, Whatsapp, Facebook) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppani -rekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Tulostetuissa listauksissa pyritään käyttämään jäsennumeroa tai nimeä ja välttämään muiden henkilötietojen käyttämistä.

Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

ATK:lle tallennetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisterin palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteiden mukaisesti tietoja ylläpidetään palveluntarjoajan fyysisesti suojatussa tilassa sijaitsevilla palvelimilla, joiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisin teknisin menetelmin.

Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

Yhdistyksen hallitus vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Osaa rekisterin tietosisällöstä voidaan säilyttää erillisinä tiedostoina tietokoneella, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana.

Rekisteröidyt tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.

Muutoin henkilötietoja päivitetään.

Sporttisaitti- palvelun (www.sporttisaitti.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.

Sporttisaitti-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

Sporttisaitti-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

INGO -ilmoittautumispalvelu (http://kus-gss.ingo.fi/) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.

INGO -ilmoittautumispalvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukiussa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennettu tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmenteella, joka on vahvasti salattu. Järjestelmät suojataan myös palomuurin ja muilla teknisillä kenoilla.

INGO -ilmoittautumispalveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on HTTPS-suojattu.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastusoikeutta koskeva pyyntö
kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle henkilölle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

11. Tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot korjataan viipymättä rekisteröidyn ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

12. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yhdistystä käsittelemästä itseään koskevia henkilötietoja suoramainontaan, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ilmoittamalla asiasta kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Muut oikeudet:

Rekisteröidyllä on tietosuoja -asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

© 2018 Kokkolan Uimaseura - Gamlakarleby Simsällskap ry, Kaanaanpolku 7, 67300 Kokkola